İŞLETMELERDE KÜÇÜLME (DOWNSIZING)-2

Geçen ayki yazımızda İşletmelerde Küçülme’den söz etmiş bu ay da aynı konuya devam edeceğimizi bildirmiştik. Küçülmenin sadece bir işten çıkarma işlemi olmadığını ve küçülme işlemine doğrudan eleman sayısını eksilterek başlamanın yanlış olduğunu belirtmiştik ve “Küçülme sürecinde organizasyondaki insan sayısının yanında süreçlerin gözden geçirilmesi, bu süreçlerin daha önce sözünü ettiğimiz prodüktivite yönünden incelenmesi, organizasyon şeklinin gözden geçirilmesi ve hiyerarşi derinliğinin azaltılması daha
büyük öneme sahiptir” demiştik. Bu ayki yazıya da bu “Hiyerarşi Derinliği”nden söz ederek devam edeceğiz.

►KADEME AZALTMA
Küçülme sürecinde süreçler yeniden yapılandırılırken çoğunlukla organizasyon şemaları da değişir. Burada da küçülme mantığına uygun olarak kademe azaltma yoluna gidilmelidir. İşletme yönetimindeki derinlik bilgi akışının yavaşlamasına hatta bazen bilginin kaybolmasına, dolayısıyla işlerin de yavaşlamasına ve aksamasına yol açmaktadır.

Kademe azaltma, işletmedeki en alt kademede çalışan işçiler ve operatörler ile yöneticiler arasındaki mesafeyi kısaltma işlemidir. İşletmelerin büyüklüğüne göre değişmekle birlikte bu mesafe mümkün olduğunca kısa tutulmalıdır. Böylelikle organizasyon basitleştirilebilir, yalınlaştırılabilir ve yönetimin etkinliği artırılabilir.

Günümüzde “Yalın Yönetim” adı altında bu konu oldukça yaygın şekilde dile getirilmektedir. Bu konuda en çok dikkat edilmesi gereken nokta kademe azaltma ile
birlikte “güçlendirme, empowerment”
uygulamalarını ihmal etmemektir.

İşletme yönetiminde en çok uygulanmakta olan klasik yaklaşıma göre, üst kademeden itibaren yöneticiler sorumluluklarını yerine getirmek amacıyla bazı yetkilerini astlarına devretmektedirler. Böylece üst kademeden alt kademeye doğru bir yetki devri gerçekleşmekte ve yönetim kademeleri bu şekilde ortaya çıkmaktadır. Bu yaklaşımda yetki devrine konu olan işler alt kademeler tarafından yapıldığı süre içinde (ara bilgilendirme) ve sonrasında üst kademelere rapor edilmektedir. Genelde kontrol üst amirdedir ve çoğu kez karar da ona aittir. İşin daha da kötüsü o amir de aynı şekilde kendi amirine karşı sorumlu olduğundan, yapılan iş belki de çok basit olmakla birlikte karar veya raporlama süreci en üst seviyedeki yöneticilere kadar uzamaktadır. Bu da genelde zaman kaybına ve işin aksamasına neden olabilmektedir.

Yetkilendirme ise yetki devrinden farklı bir yaklaşımdır. “Güçlendirme, yetkilendirme, empowerment” adlarıyla söz edilen bu yeni yaklaşımda ise bir işi yapan insan o işin “patronudur.” Burada temel düşünce “bir işi yapan, o işi ve o işin detaylarını en iyi bilen kimsedir” gerçeğidir. Böylece iş yapılırken gerek karar süreçlerinde gerekse müşteri isteklerinin doğru belirlenmesinde çok hızlı hareket edilmiş olunur. Çünkü üst amirin iznini almak gibi işi yavaşlatan süreçler ortadan kalkmış olur. Elbette ki bu iş görenlerin doğru seçilmiş olmaları, gerekli eğitimleri almış olmaları çok önemlidir. Çünkü yetki devrinde temel yaklaşım işi yapan astın o işi en az amiri kadar, çoğu kez amirinden de daha fazla bilmesi gereğine dayanmaktadır. Ve bu hususta üst yöneticilerin astlarına güvenmeleri, sonuçları değerlendirme yetkisi vermeleri, yapılan hatalara toleranslı yaklaşmaları ve onları inisiyatiflerini kullanmaları konusunda cesaretlendirmeleri de çok önemlidir.

Yazımızın esas konusu olan küçülmeye dönecek olursak şimdi daha da net söyleyebiliriz ki küçülme stratejisi sadece işten çalışanların çıkartılması şeklinde uygulanan bir strateji değildir. Çünkü özellikle makine yoğun sektörlerde organizasyon yapısı gözden geçirilmeden, süreçler yeniden yapılandırılmadan, gereksiz işler ortadan kaldırılmadan yapılacak işten çıkarma işlemlerinin, işletmelerin karlılığına çok
büyük bir katkısının olmadığı görülecektir.

Yukarıda ve geçen ayki yazımızda sözünü ettiğimiz işletme organizasyonunu etkinleştirme çalışmaları sırasında çalışan sayılarında azaltma yapmak zorunluluğu ortaya çıkabilir. Bu konuda işletme yönetimi elbette ki görevinde başarılı olmayan, düşük performans gösteren, işletmeye bağlılığı az olan, “keyfe keder” çalışan, zihninde “bana ne, benden bu kadar, zaten kaç para alıyorum ki” düşüncelerini taşıyan ve bunu performansına yansıtan işçi ve yöneticileri işten çıkartabilir. Buradaki temel ölçü onların başarısızlığı veya düşük performanslarıdır. Daha önce onların başarısızlığını tolere eden işletmeler küçülme stratejisi ile bu başarısız insanlardan kurtulmuş olur. Doğru uygulanan küçülme stratejileri sonucunda işletmelerde maliyet düşer, iş ve müşteri hizmetleri süreçlerinde etkinlik artar, işletmedeki bütün çalışan ve yöneticiler sonuç odaklı olur, işletmede iletişim artar ve hızlanır. Küçülme stratejilerinde işten insan çıkarma özellikle emek yoğun olmayan işletmelerde ancak ufak bir ayrıntıdır.